Командировки
Инструкция по оформлению командировок
1. Порядок оформления и продления командировок работниками (г. Москва, г. Санкт-Петербург и прочие офисы).
1.1. Подготовительный этап:
1.1.1. Если планируется командировка сотрудника для выполнения работ по заключенному между нашей компанией и Заказчиком договору, то Руководитель проектов, ответственный за реализацию работ по данному договору, предварительно информирует на электронную почту командируемых, а также всех участников процесса на komandirovka@leo.ru о следующих параметрах командировки:
1) сделка № _________
2) Договор № ________ от __.__.2025 г. «Наименование объекта»
3) Состав команды и цели (выполнение СМР – Cотрудник 1, Cотрудник 2; выполнение ПНР – Cотрудник 3, Cотрудник 4).
Данные параметры необходимы для исключения ошибок при составлении заявления на командировку, служебной записки, приказа о направлении в командировку и авансового отчета. Оформление командировки командируемым (далее — Инициатором) осуществляется согласно п. 1.2-1.11. инструкции. Образец письма:
Коллеги, Планирую в июне отправить на объект:
1) Сделка 00-23495393
2) Договор № 250592 от 25.03.24 «ТЭЦ»
3) Состав команды и цели: — Сотрудник 1, Сотрудник 2 — выполнение СМР; Сотрудник 3, Сотрудник 4 — выполнение ПНР
1.1.2. Если сотрудник направлен в командировку для проведения переговоров с потенциальным Заказчиком, переговоров с коллегами в офисе компании (Москва, Санкт-Петербург, Владивосток), порядок действий отображен в 1.2.-1.11. (предварительной информации не требуется).
1.2 Порядок оформления (схематично):
1.3. Описание:
электронную почту komandirovka@leo.ru, в письмо прикладывает заявление и заявку в формате word (образцы документов находятся в базе знаний — ! БАЗА ЗНАНИЙ\Командировки (сетевой диск Public), указывает тему письма «Командировка, дата, ФИО, город». В случае необходимости продлить командировку Инициатор направляет запрос на оформление командировки на электронную почту komandirovka@leo.ru, в письмо прикладывает служебную записку на продление командировки в формате word.
1.5. Инициатор – сотрудник, который направлен в командировку.
1.6. Получатели группы рассылки komandirovka@leo.ru:
· Административно—хозяйственный отдел—оформляет билеты, бронирует гостиницу.
· Отдел персонала — формирует приказ на командировку.
· Бухгалтерия — перечисляет ДС.
1.6.1. Получив запрос, сотрудник административно – хозяйственного отдела (офис-менеджер) оформляет билеты и бронирует проживание. Далее, создает в 1С ERP Заявку на оплату по статье ДДС «Оплата командировочные, представительские расходы ФЛ (общие или сделка)», прикладывает к заявке билеты и документы о брони проживания.
1.6.2. Получив запрос, сотрудник отдела персонала проверяет в заявлении или служебной записке даты командировки, суммы ДС, номер сделки, номер договора, цель командировки, подтверждает информацию с Руководителем проекта (если ранее данная информация не поступила согласно п. 1.1.1., при необходимости, совместно с Инициатором вносит правки, формирует приказ о направлении в командировку, приказ в электронном виде направляет на почту Инициатору и на электронную почту komandirovka@leo.ru.
1.7. Инициатор распечатывает и подписывает бумажную версию заявления и приказа (в случае продления командировки – служебной записки и приказа), обеспечивает подпись непосредственного руководителя. Подписанные в бумажной версии заявление и приказ (в случае продления командировки – служебной записки и приказа) передает МСК ведущему специалисту по кадрам | СПБ специалисту отдела персонала.
1.8. Ведущий специалист по кадрам МСК | специалист отдела персонала СПБ обеспечивает подпись заявления и приказа «Визирующим документы» («Визирующий документы» — генеральный директор или лицо, уполномоченное визировать документ). Подписанные всеми участниками заявление и приказ сканирует и прикладывает в соответствующую данной командировке Заявку на оплату. Ведущий специалист по кадрам МСК | специалист отдела персонала СПБ обеспечивает до 11:20 все Заявки на оплату, созданные до 11:00 текущего дня, сканами полностью подписанных документов (заявление и приказ), подтверждением РП.
1.9. Начальник административно – хозяйственного отдела до 12:00 текущего дня проверяет наличие всех документов в Заявках на оплату по статье ДДС «Оплата командировочные, представительские расходы ФЛ (общие или сделка)», согласовывает Заявки. В случае отсутствия документов или их неполного комплекта, Заявка согласованию не подлежит.
1.10. Заместитель главного бухгалтера после 12:00 проверяет Заявки на корректность их составления, наличие подписанных заявления, приказа, наличие билетов и брони проживания, подтверждения РП. ДС выплачиваются не позднее чем за 1 рабочий день до начала командировки.
1.11. Инициатор в течение 3 (Трех) дней со дня возвращении из командировки предоставляет отчетные документы в бухгалтерию / сотруднику ответственному за авансовые отчеты.
*Сотрудники (инициаторы), которые в момент необходимости оформить командировку или продлить ее находятся
на объекте, где отсутствует доступ к орг.технике (компьютер, принтер и тд.) направляют запрос на электронную почту komandirovka@leo.ru с текстовой информацией о командировке: даты, город, необходимый рейс, цель командировки и пр., не прикладывают заявление и заявку. В данном случае оформить заявление на командировку помогает МСК ведущий специалист по кадрам | СПБ специалист по персоналу. В случае, если на объекте отсутствует интернет, Инициатор при любой
удобной возможности (сотовая связь, смс, мессенджеры) сообщает непосредственному руководителю или в отдел персонала о необходимости оформить или продлить командировку, в данном случае МСК ведущий специалист по кадрам | СПБ специалист по персоналу также помогает оформить заявление на командировку.
2. Порядок исправления документов
2.1 В случае, если на этапе формирования авансового отчета в бухгалтерии, сотрудником ответственным за авансовые отчеты выявлены ошибки и/или некорректные сведения в предоставленных документах в Заявке на оплату по статье ДДС «Оплата командировочные, представительские расходы ФЛ (общие или сделка)», ведущий специалист по кадрам МСК | специалист отдела персонала СПБ обеспечивают исправление и подписание документов в срок не более чем три рабочих дня с момента получения информации о выявленных ошибках и/ или некорректных сведениях в устной форме (копию исправленных документов передают сотруднику ответственному за авансовые отчеты в бумажной версии).